DICAS.

Dicas - Organizar Email.

Algumas dicas para organizar seus emails. Com as dicas você poderá responder as suas mensagens mais rapidamente e dar a atenção devida a todas elas.
Comecei faz algumas semanas a organizar meu email, tendo em vista minimizar o número de emails não respondidos e maximizar a atenção devida a cada email.Seguindo a filosofia do escritor David Allen, autor do livro Getting Things Done, a caixa de entrada do seu email deve sempre estar vazia. Todos os emails precisam de alguma ação, seja leitura, resposta, encaminhamento, etc. Com estes passos, você diminuirá o tempo para utilizar o seu email e aumentará a sua produtividade.
Segue os passos indicados de acordo com o GTD:
1) É necessário que sejam criadas as seguintes pastas:
@Ação
@Responder
@Aguardar
@Manter
(o símbolo "@" é para que todas estas pastas fiquem juntas no seu programa de email)

2) Deixe seu programa de email para verificar novos emails a cada 30 minutos ou 1 hora, isso tira sua dependência de emails e não irá interromper outras atividades que você está fazendo. Após estes passos, ao receber cada email você irá ler o conteúdo e transferir ele para uma das pastas criadas de acordo com a função de cada pasta:
@Ação = emails que você poderá responder em no máximo 2 minutos;
@Responder = emails que você levará um pouco mais de tempo para responder (mensagens que precisam de relatórios, pesquisa em outras fontes, ou longos textos);
@Aguardar = emails que para responder você precisa aguardar a informação de outra pessoa, ou você precisa esperar algum outro fato. Caso o email enviado para você precisar da participação de outra pessoa, encaminhe logo o email para a pessoa e aguarde a resposta;
@Manter = emails que servem como literatura de referência, como dados importantes, comunicados, novos regulamentos/decisões. Ou seja, se o email for rápido, transfira ele logo para a pasta @Ação.
Depois de toda triagem, vá até esta pasta e responda todos os emails.
Caso seja um email que precise de um tempo maior de atenção, coloque ele na pasta @Responder e quando você tiver tempo (antes ou depois do almoço ou perto do final do expediente) responda todos os emails.grupo www.tudodanet.br21.com
Verifique a cada dois dias a pasta @Aguardar para ver se você já tem todas as informações necessárias para responder o email. Se a mensagem tiver uma urgência de resposta e você ainda não tem a informação, tente novamente obter a informação necessária.
A pasta @Manter deverá manter todos as mensagens importantes para fácil acesso.
Importante: caso a sua conta de email tiver espaço suficiente, tente não jogar nada fora. Você deve sempre ter uma pasta Arquivo para guardar todas as informações, até emails já respondidos. Algumas vezes é necessário resgatar algum email que a outra pessoa não recebeu ou então manter um registro das comunicações feitas em relação a um caso específico.
grupo www.tudodanet.br21.com.
O seu objetivo é sempre ter a Caixa de Entrada vazia;
a pasta @Ação com um número inferior a 5 emails ;
a pasta @Responder com no máximo 10 emails;
constantemente verificar os emails do @Aguardar para tentar mantê-lo com menos que 20 emails (dependendo do seu volume de trabalho);
e a pasta @Manter com até 60 emails, mas todos com informações atualizadas.